Cloud in der öffentlichen Verwaltung: E-Akte erfolgreich einsetzen

In diesem Artikel lesen Sie,

• warum die E-Akte strategische Relevanz für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat  
• wie eine souveräne Cloud der öffentlichen Verwaltung nutzt  
• und wie die Cloud gegenüber anderen Bereitstellungsmodellen abschneidet.

Die E-Akte gilt als zentraler Baustein der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland. Dennoch arbeiten viele Behörden weiterhin in hybriden Strukturen – digitale Prozesse treffen auf papierbasierte Abläufe. Das führt zu Medienbrüchen, ineffizienten Workflows und einer Digitalisierung, die im Alltag oft nur eingeschränkt ankommt. Gleichzeitig ist der politische Rahmen längst gesetzt: Initiativen wie das Onlinezugangsgesetz (OZG), das E-Government-Gesetz und die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie treiben die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung voran. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Umsetzung weiterhin hinter den Erwartungen zurückbleibt – Deutschland liegt im europäischen Vergleich beim E-Government weiterhin nur im Mittelfeld. Vor diesem Hintergrund gewinnt der Einsatz der souveränen Cloud in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeutung als skalierbares und zukunftsorientiertes Betriebsmodell.

Die E-Akte ist weit mehr als eine digitale Ablage von Dokumenten. Ein zentraler Mehrwert liegt in der einheitlichen und nachvollziehbaren Aktenführung. Wird die Cloud in der öffentlichen Verwaltung konsequent genutzt, werden Informationen nicht mehr dezentral oder papierbasiert verwaltet, sondern strukturiert, revisionssicher und digital verfügbar gemacht. Dadurch entstehen transparente Verwaltungsabläufe, die sowohl intern als auch gegenüber Bürgerinnen und Bürgern nachvollziehbar sind.

Darüber hinaus ermöglicht die E-Akte eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Organisationseinheiten. Informationen können orts- und zeitunabhängig bereitgestellt werden, was insbesondere in verteilten Verwaltungsstrukturen ein entscheidender Effizienzfaktor ist. Auch die Auffindbarkeit von Informationen verbessert sich erheblich. Statt physischer Akten oder verteilter Dateisysteme steht eine zentrale, strukturierte Informationsbasis zur Verfügung, die Prozesse beschleunigt und Medienbrüche reduziert. Nicht zuletzt ist die E-Akte ein Enabler für weiterführende Digitalisierungsschritte – etwa die Automatisierung von Workflows oder den Einsatz von KI. Genau hier entfaltet die souveräne Cloud ihr volles Potenzial: als skalierbare Plattform für intelligente Verwaltungsprozesse.

Studien malen ein Bild einer schleppenden Digitalisierung im öffentlichen Sektor. Laut der d.velop-Studie „Digitalisierung im öffentlichen Dienst 2025“ ist der digitale Posteingang (E-Mail) noch immer das am weitesten verbreitete „digitale“ Werkzeug. Die E-Akte ist zwar auf dem Vormarsch, aber längst nicht flächendeckend etabliert.

Quelle: Digitalisierung im öffentlichen Dienst 2025, d.velop

Auch eine Stichprobe der Deutschen Presseagentur zeigt den Rückstand deutlich: Zehn Jahre nach dem Beschluss des Berliner E-Government-Gesetzes arbeiten in den Berliner Bezirken erst zwischen fünf und 20 Prozent der Beschäftigten mit der E-Akte. Der Einsatz der souveränen Cloud in der öffentlichen Verwaltung könnte hier einen entscheidenden Beschleunigungseffekt erzielen – es gibt also noch enormes Potenzial.

Die Einführung einer E-Akte in der öffentlichen Verwaltung ist eng an regulatorische, organisatorische und technische Anforderungen gebunden. Diese unterscheiden sich deutlich von klassischen IT-Projekten im privatwirtschaftlichen Umfeld.

Ein zentraler Aspekt ist die Einhaltung rechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben. Dazu zählen insbesondere Anforderungen aus dem Datenschutzrecht sowie aus spezifischen Regelwerken für die öffentliche Verwaltung. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert klare Regelungen zu Speicherung, Zugriff und Verarbeitung. Eng damit verbunden ist das Thema Informationssicherheit und Souveränität. Behörden müssen sicherstellen, dass Daten innerhalb definierter rechtlicher Rahmenbedingungen verarbeitet werden. Wer eine souveräne Cloud in der öffentlichen Verwaltung einsetzt, muss die Wahl des Anbieters und der Betriebsarchitektur besonders sorgfältig treffen, um Drittstaatenzugriffe und unkontrollierte Datenweitergabe auszuschließen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration in bestehende Fachverfahren und IT-Landschaften. Die E-Akte darf nicht als isolierte Lösung betrachtet werden, sondern muss in bestehende Verwaltungsprozesse eingebunden werden. Nur so können durchgängige digitale Workflows entstehen, die Medienbrüche vermeiden. Hinzu kommen Anforderungen an Langzeitverfügbarkeit und Archivierung. Verwaltungsakten müssen über lange Zeiträume hinweg nachvollziehbar, unverändert und zugänglich bleiben. Dies stellt besondere Anforderungen an Datenhaltung und Systemarchitektur.

Schließlich spielt auch die organisatorische Umsetzbarkeit eine entscheidende Rolle. Die Einführung der E-Akte verändert Arbeitsweisen in der Verwaltung grundlegend – insbesondere dann, wenn eine souveräne Cloud in der öffentlichen Verwaltung als Betriebsmodell gewählt wird. Erfolgreiche Projekte zeigen, dass nicht nur die technische Implementierung, sondern insbesondere die Anpassung von Prozessen und die Einbindung der Mitarbeitenden über den Erfolg entscheiden.

Die Speicherung elektronischer Akten in der öffentlichen Verwaltung kann grundsätzlich über verschiedene Betriebsmodelle erfolgen. Gerade der Einsatz der Cloud in der öffentlichen Verwaltung hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Die Wahl des Speicherorts ist dabei nicht nur eine technische, sondern vor allem eine strategische Entscheidung, da sie Auswirkungen auf Sicherheit, Betrieb, Skalierbarkeit und Governance hat. Im Kern lassen sich drei gängige Modelle unterscheiden.

Viele Kommunen und öffentliche Einrichtungen betreiben ihre IT-Infrastruktur über eigene oder kommunale Rechenzentren. Die E-Akte wird dabei innerhalb einer lokal oder regional kontrollierten Umgebung gehostet.

Charakteristisch für dieses Modell:

• Hohe Kontrolle über Infrastruktur und Datenhaltung  
• Nähe zu den Fachbereichen und organisatorische Integration  
• Bewährte Strukturen in vielen bestehenden IT-Landschaften

Gleichzeitig ist dieses Modell häufig mit einem hohen internen Betriebsaufwand verbunden. Wartung, Skalierung und Modernisierung müssen durch die öffentliche Hand selbst getragen werden, was insbesondere bei begrenzten IT-Ressourcen eine Herausforderung darstellen kann.

Eine weitere verbreitete Variante ist der Betrieb über zentrale IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung auf Landes- oder Bundesebene. Hier werden Infrastruktur und Services gebündelt bereitgestellt, um Synergien zu nutzen und Standards zu vereinheitlichen.

Typische Merkmale:

• Zentralisierter Betrieb für mehrere Behörden oder Kommunen  
• Standardisierte Plattformen und Sicherheitskonzepte  
• Entlastung einzelner Verwaltungen von Infrastrukturaufgaben  

Dieses Modell bietet Skaleneffekte, kann jedoch in der Praxis mit längeren Entscheidungs- und Anpassungszyklen verbunden sein.

Ein zunehmend relevantes Modell ist der Betrieb der E-Akte in einer souveränen Cloud-Umgebung, die speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet ist. Dabei werden Cloud-Vorteile wie Skalierbarkeit, flexible Ressourcennutzung und moderne Betriebsmodelle mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und regulatorische Konformität kombiniert.

Wesentliche Eigenschaften:

• Betrieb innerhalb europäischer bzw. nationaler Rechtsräume  
• Klare Regelungen zu Datenzugriff, Datenschutz und Governance  
• Skalierbarkeit ohne eigene Infrastrukturinvestitionen  
• Fokus auf zertifizierte Sicherheits- und Compliance-Standards  

Gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Diskussionen gewinnt die Cloud in der öffentlichen Verwaltung – in Form souveräner, zertifizierter Infrastrukturen – zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig löst sie typische Herausforderungen klassischer On-Premises-Strukturen, etwa hohe Betriebsaufwände oder eingeschränkte Skalierbarkeit.

Die Wahl des Betriebsmodells für die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung ist immer ein Abwägungsprozess. Keine der verfügbaren Optionen ist grundsätzlich überlegen – entscheidend ist, wie gut sie zu den organisatorischen, technischen und regulatorischen Rahmenbedingungen einer Verwaltung passt. Im Folgenden werden die drei gängigen Modelle entlang zentraler Kriterien gegenübergestellt.

Dieses Modell bietet den größten direkten Einfluss auf Infrastruktur und Datenhaltung. Für Verwaltungen mit stark ausgeprägter eigener IT-Organisation kann dies ein Vorteil sein. Gleichzeitig ist der Betrieb jedoch ressourcenintensiv. Updates, Skalierung und Weiterentwicklung müssen intern oder über Dienstleister gesteuert werden. Gerade bei steigenden Anforderungen an digitale Services kann dies zu einem Engpass werden.

Zentrale IT-Dienstleister der öffentlichen Hand bieten eine gute Balance zwischen Kontrolle und Entlastung. Durch standardisierte Plattformen entstehen Skaleneffekte und einheitliche Sicherheits- und Betriebsmodelle. Allerdings kann die Weiterentwicklung neuer Funktionen oder individueller Anpassungen durch zentrale Strukturen langsamer erfolgen als in flexibleren Betriebsmodellen.

Die souveräne Cloud in der öffentlichen Verwaltung bietet insbesondere Vorteile bei Skalierbarkeit, Geschwindigkeit und Entlastung der internen IT. Voraussetzung ist jedoch ein klar definierter regulatorischer Rahmen. Nur wenn Datenschutz, Datenstandort, Zugriffskontrolle und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, kann die Cloud ihr Potenzial im öffentlichen Sektor entfalten. Gerade für Verwaltungen mit begrenzten IT-Ressourcen oder wachsendem Digitalisierungsdruck kann dieses Modell einen entscheidenden Beschleunigungsfaktor darstellen.

Die souveräne Cloud in der öffentlichen Verwaltung kann für die öffentliche Verwaltung erhebliche Vorteile bieten – insbesondere beim Betrieb der E-Akte. Voraussetzung dafür sind klar definierte technische, organisatorische und regulatorische Rahmenbedingungen. Die Cloud ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein Betriebsmodell, das insbesondere auf Skalierbarkeit, Effizienz und Entlastung interner Ressourcen ausgerichtet ist. Im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung gewinnt dieses Modell vor allem dann an Bedeutung, wenn bestehende IT-Strukturen an ihre Grenzen stoßen oder der Bedarf an digitalen Services schnell wächst.

Ein zentraler Vorteil der Cloud liegt in der flexiblen Skalierbarkeit. Kapazitäten können an steigende Nutzerzahlen, wachsende Datenmengen oder neue Anforderungen angepasst werden, ohne dass zusätzliche physische Infrastruktur aufgebaut werden muss. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, in der Digitalisierungsprojekte oft schrittweise ausgerollt werden, ermöglicht dies eine deutlich höhere Anpassungsfähigkeit an zukünftige Anforderungen.

Beim Einsatz von einer souveränen Cloud in der öffentlichen Verwaltung verlagert der Betrieb einer E-Akte wesentliche Aufgaben wie Wartung, Updates und Infrastrukturmanagement auf den Anbieter. Für viele Behörden ist dies ein entscheidender Faktor, da IT-Ressourcen häufig begrenzt sind und parallel mehrere Digitalisierungsprojekte betrieben werden müssen. Die interne IT kann sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben und die Weiterentwicklung von Fachverfahren konzentrieren, statt auf den operativen Betrieb von Systemen.

Die Cloud in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht eine schnellere Bereitstellung neuer Funktionen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung der E-Akte-Plattform. Im Gegensatz zu klassischen On-Premises-Strukturen entfällt der aufwendige Ausbau lokaler Infrastruktur. Dadurch können digitale Verwaltungsprozesse schneller modernisiert und neue Anforderungen flexibler umgesetzt werden.

Ein weiterer Vorteil liegt im orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Akten und Dokumente durch berechtigte Mitarbeitende. Dies erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, Standorten oder externen Stellen innerhalb der Verwaltung. Medienbrüche und physische Aktenumläufe können dadurch deutlich reduziert werden.

Moderne Cloud-Lösungen für die E-Akte lassen sich in der Regel über standardisierte Schnittstellen mit bestehenden Fachverfahren, Dokumentenmanagementsystemen und Workflow-Komponenten verbinden. Dadurch entsteht eine durchgängige digitale Prozesslandschaft, in der Akten nicht isoliert verwaltet, sondern aktiv in Verwaltungsabläufe eingebunden werden können.

Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der Verschiebung der Kostenstruktur. Statt hoher Anfangsinvestitionen in eigene Infrastruktur entstehen nutzungsabhängige, besser planbare Betriebskosten. Dies kann insbesondere für kleinere Kommunen oder Verwaltungen mit begrenzten Budgets ein relevanter Faktor sein, da Investitionsbarrieren reduziert werden.

Die Einführung einer Cloud E-Akte in der öffentlichen Verwaltung ist keine rein technische Entscheidung. Sie betrifft Organisation, Prozesse, IT-Strategie und regulatorische Anforderungen gleichermaßen. Entsprechend gibt es keine pauschale Antwort – wohl aber klare Kriterien, wann eine E-Akte aus der Cloud sinnvoll ist und wann nicht. 

Die folgenden Leitfragen helfen bei der Einordnung:

Die Einführung einer souveränen Cloud in der öffentlichen Verwaltung – und damit der E-Akte – zeigt besonders deutlich, dass Digitalisierung nicht allein durch Technologie entsteht, sondern durch das Zusammenspiel von Prozessen, Organisation und klarer Zielsetzung.

Ein Beispiel aus der kommunalen Praxis zeigt, wie dieser Wandel Schritt für Schritt umgesetzt werden kann. Höhr-Grenzhausen, eine Verbandsgemeinde im Westerwaldkreis, führte die E-Akte als Grundlage für eine durchgängige digitale Verwaltungsstruktur ein. Ausgangspunkt war die Erkenntnis, dass externe Digitalisierungsanforderungen – etwa durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) – nur dann sinnvoll umgesetzt werden können, wenn interne Prozesse bereits digital abgebildet sind. „Mit dem Online-Zugangsgesetz (OZG) wird das Pferd ja im Grunde von hinten aufgezäumt“, findet Sebastian Kilb, stellvertretender Büroleiter im Rathaus. „Wir sollen Verwaltungsleistungen digital anbieten, aber wie soll das gehen, wenn wir intern nicht vollständig digital arbeiten?“

Für Sebastian Kilb und Philipp Menges, den Leiter der Stabsstelle IT-Infrastruktur & Digitalisierung in der Verbandsgemeindeverwaltung kristallisierte sich heraus: „Wir brauchen eine strukturierte, neue Ablage mit verwaltungsweit einheitlicher Schriftgutverwaltung nach Aktenplan“. Mit der einheitlichen Schriftgutverwaltung legte die Gemeinde den Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung des OZG. Im ersten Schritt führten sie die E-Akte ein, im zweiten Schritt integrierten sie eine elektronische Signatur. Mit diesen beiden Hintergrundprozessen wurden digitale Workflows in den Behörden möglich. Im dritten Schritt wurden die eingesetzten Fachverfahren angebunden, d.h. die digitalen Funktionalitäten wurden in den Verwaltungsabläufen verfügbar.

Seither sind papierbasierte Abläufe und die altgediente Laufmappe passé. Nicht auf einen Schlag zwar, aber zielstrebig stellte die Gemeinde Fachbereich für Fachbereich auf elektronische Schriftgutverwaltung um. Die digitalen Postkörbe und Verfügungsworkflows entlasten Mitarbeiter und beschleunigen Verwaltungsprozesse – davon profitieren Bürger und Unternehmen in der Gemeinde. Daneben schaffen die Digitalisierungsmaßnahmen maximale Transparenz für die Vorgänge – so sieht gelebte Bürgerfreundlichkeit aus.

Cloud in der öffentlichen Verwaltung funktioniert dann am besten, wenn souveräne Software und eine souveräne Infrastruktur zusammenkommen. Die T Cloud Public als führende europäische Cloud-Plattform bietet Behörden und Kommunen genau diese Kombination – die E-Akte von d.velop, betrieben in einer deutschen Cloud-Umgebung nach höchsten Sicherheitsstandards. Immer mehr Kommunen erkennen den strategischen Mehrwert dieser Kombination. Von ihren Erfahrungen berichten u.a. die Städte Rotenburg (Wümme), Wuppertal und Oberhausen beim d.velop SUMMIT vom 9. bis 11. Juni 2026 in Düsseldorf.

Die E-Akte ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung. Der Einsatz der souveränen Cloud in der öffentlichen Verwaltung schafft die Grundlage für strukturierte, nachvollziehbare sowie medienbruchfreie Verwaltungsprozesse und ist damit ein wesentlicher Hebel für Effizienz und Transparenz.

Die Wahl des Betriebsmodells – ob kommunales Rechenzentrum, zentraler IT-Dienstleister oder Cloud in der öffentlichen Verwaltung – ist keine rein technische Entscheidung, sondern eine strategische Weichenstellung. Insbesondere die Cloud bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Skalierbarkeit, Flexibilität und Entlastung der internen IT, setzt jedoch klare Rahmenbedingungen in Bezug auf Sicherheit, Souveränität und Governance voraus.

Entscheidend ist daher nicht die Frage „Cloud oder nicht Cloud“, sondern die Passfähigkeit des gewählten Modells zur jeweiligen Verwaltungsrealität. Richtig eingesetzt wird Cloud in der öffentlichen Verwaltung zum zentralen Enabler moderner, digitaler Verwaltungsarbeit – mit der E-Akte als Herzstück.