Souveräner digitaler Arbeitsplatz: Wie die öffentliche Verwaltung Cloud, Collaboration und Souveränität vereint

In diesem Artikel lesen Sie,  

• warum es für die öffentliche Verwaltung wichtig ist, über Alternativen zu US-Software nachzudenken,
• welche Angebote für souveräne Arbeitsplätze im deutschen Markt existieren
• und welche Stärken und Schwächen sie haben.

Über die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung wurde in den letzten Jahren nicht nur viel diskutiert, sondern sie landete auch auf den politischen Agenden des Bundes und der Länder. Neben Themen wie E-Akte oder Onlinezugangsgesetz ist der digitale Arbeitsplatz ein Kernpunkt der Verwaltungsdigitalisierung.  Denn ohne moderne Werkzeuge für Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentenbearbeitung bleibt jede Verwaltungsdigitalisierung Stückwerk. Gleichzeitig wächst jedoch die Sorge vor neuen Abhängigkeiten – insbesondere bei der Nutzung internationaler Cloud- und Collaboration-Lösungen. 

Der digitale Arbeitsplatz wird damit zu einem strategischen Thema: Wie können Behörden effizient arbeiten, ohne die Kontrolle über Daten, Prozesse und Technologien zu verlieren? 

Ein Vorfall im Mai 2025 machte aus theoretischen Erwägungen über einen „Kill Switch“ Realität: Microsoft schaltete auf Geheiß der Trump-Administration den Arbeitsplatz des Chefanklägers des Internationalen Strafgerichtshofs (IStGH), Karim Khan, ab. Die Abhängigkeit der öffentlichen Einrichtung von Microsoft wurde offensichtlich, das Gericht wurde handlungsunfähig.

Technologie-Abhängigkeit wird zu einem politischen Druckmittel. Die Entwicklungen zwingen Verantwortliche in Europa, ihr Arbeitsplatz-Konzept zu überdenken. Der digitale Arbeitsplatz wird ein kritischer Bestandteil staatlicher IT-Souveränität – nicht nur vor dem Hintergrund von Datenschutz und regulatorischen Anforderungen. 

Offene und souveräne IT-Lösungen stärken die digitale Unabhängigkeit der Verwaltung. Der IStGH hat mittlerweile die Konsequenzen gezogen und wird sich von Microsoft verabschieden. Laut Handelsblatt (Oktober 2025)  wird die internationale Institution im niederländischen Den Haag zukünftig eine deutsche Lösung einsetzen. Grund genug, einen Blick auf Angebote souveräner Arbeitsplatzlösungen zu werfen. Im Folgenden stellen wir drei Produkte vor: den openDesk, den Sovereign Desk, den Nextcloud Hub. Dazu noch Open Source Collaboration als modularen Ansatz für individuelle Lösungen. 

Die Angebote bieten Komplettsuiten von konkreten, vordesignten Workplace-Produkten an. Einzelne Open-Source-Zusammenarbeitsprodukte werden unter einheitlichen Benutzeroberflächen zusammengeführt, doch die Oberflächen und die darunter liegenden Technologien unterscheiden sich.

Der openDesk, auf den auch der IStGH setzen will, ist eine Office- und Collaboration-Suite, die das ZenDIS im Auftrag des Bundesministeriums des Innern speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt hat. Sie bündelt bewährte Open-Source-Applikationen wie E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Dateiverwaltung und Chat an einem Ort, der über einen einzigen Login erreichbar ist. openDesk kann einfach als Software as a Service (SaaS) aus der Cloud-Infrastruktur eines deutschen Hyperscalers, u.a. der T Cloud Public, bezogen werden. Als SaaS-Angebot kann es gut skalieren und eignet sich auch für kleinere Organisationseinheiten. Alternativ kann openDesk auch in einem nutzereigenen Rechenzentrum gehostet werden.

openDesk ist derzeit das erfolgreichste Produkt im Markt. Es bündelt die einzelnen Tools verschiedener Anbieter unter einem Uninvention Server für Identity & Access Management als einheitlicher „Aufrufmaske“. Auf Ebene der einzelnen Tools wie Jitsi oder Nextcloud wird so die originale volle Funktionalität erhalten. Aber die einzelnen Tools sind nur lose über APIs gekoppelt. Single Sign On (SSO) ist der gemeinsame Nenner, d.h. sie bieten keine einheitliche Nutzererfahrung und openDesk ist nicht mandantenfähig. 

Der SovereignDesk ist eine Entwicklung der hessischen govIT für das Portfolio der ekom21, eines kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmens in Hessen. Der SovereignDesk bietet ein offenes Kollaborationsmodell, das speziell für die Anforderungen von Kommunen und Landesverwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. 

Die Lösung ist hochstandardisiert, schnell bereitstellbar und bietet durchgängigen Support – von der Planung über die Implementierung bis zum Betrieb. Open Source minimiert auch hier den Vendor Lock-in. Der Sovereign Desk erfüllt die gängigen Datenschutzanforderungen („by design“), die Kontrolle über Daten und Prozesse bleibt in öffentlicher Hand. 

Der SovereignDesk nutzt z. T. dieselben Tools wie openDesk, koppelt diese aber enger, so dass ein durchgängigeres Nutzererlebnis entsteht. Für Videokonferenzen setzt der SovereignDesk auf OpenTalk statt auf Jitsi, die Projektmanagement- und Wiki-Tools sind Eigenentwicklungen der govIT. 

Der SovereignDesk ist speziell für die öffentliche Verwaltung konzipiert, d.h. einige Funktionalitäten der Original-Tools sind nicht verfügbar. Im Gegenzug bietet das govIT/ekom21-Produkt aber Mandantenfähigkeit und die Integration von Künstlicher Intelligenz – bis auf die Ebene der Fachverfahren. 

Durch die Bereitstellung aus der Cloud entsteht ein attraktives Kostenmodell mit nutzungsabhängiger Abrechnung und hoher Skalierbarkeit. Kommunen und Behörden können den SovereignDesk zukünftig auch über Genossenschaften wie govdigital beziehen – für eine einfache und ausschreibungsfreie Beschaffung. 

Mit einem herausragenden Bedienkonzept und der Integration von Fachverfahren wird der SovereignDesk zum Teil souveräner Ende-zu-Ende-Arbeitsplätze, zu einer Produktsuite. Perspektivisch soll er auch ein souveränes Betriebssystem, zertifizierte Hardware-Komponenten und Offline-Nutzbarkeit bieten.  

Ein Hersteller, ein Konzept, alles aus einer Hand – aber kein Best of Breed. So lässt sich der Sovereign-Workplace-Ansatz von Nextcloud, Nextcloud Hub, zusammenfassen. Nextcloud Hub bietet mit dem bekannten Nextcloud Files für Datenaustausch, in Verbindung mit Nextcloud Talk, Groupware, Office, Assistent und Flow ebenfalls eine umfassende Suite für souveräne Arbeitsplätze. Die Tools sind eng miteinander integriert, aber nicht spezifisch auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten. Daher gestaltet sich die Anbindung von Fachverfahren auch komplizierter. Dafür bietet Nextcloud Hub eine hohe Benutzerfreundlichkeit, leichte Verwaltung und einheitliche Compliance.

Open Source Collaboration eignet sich für Organisationen ab etwa 200 Arbeitsplätzen, die Wert auf eine hoch individualisierte Open-Source-Alternative zu Microsoft legen. Das Lösungskonzept bietet Anwendern so weitestgehende Wahlfreiheit – sie können einzelne Module wie Videokonferenzen beziehen oder OSC als komplett gemanagte Suite einsetzen. Auch wenn OSC nicht ausschließlich die öffentliche Verwaltung adressiert, ist durch das flexible Konzept in jedem Fall die Integration der Zusammenarbeitswerkzeuge in die existierenden Fachverfahren möglich – genauso wie die Integration bestehender Collaboration-Anwendungen, die weiter genutzt werden sollen. Eine einheitliche Oberfläche für OSC ist in Arbeit und wird Ende Sommer 2026 verfügbar sein, um die kombinierte Nutzung verschiedener Module komfortabler zu machen.

Europäische Anbieter setzen hier an und kombinieren Cloud-Technologie mit klar definierten Souveränitätsprinzipien. Server und Speichersysteme kommen aus Europa. Ein Beispiel dafür ist die Deutsche Telekom mit ihrer T Cloud Public. Sie bietet eine Infrastruktur, auf der sich souveräne Arbeitsplatzlösungen betreiben lassen – in Kombination mit europäischen Softwareansätzen und Open-Source-Komponenten. So entsteht ein Gesamtbild: Infrastruktur, Plattform und Anwendung greifen ineinander und ermöglichen einen durchgängig souveränen digitalen Arbeitsplatz.

Der digitale Arbeitsplatz ist längst mehr als ein Werkzeug für den Büroalltag. Für die öffentliche Verwaltung wird er zu einem strategischen Hebel für digitale Souveränität. Initiativen wie SovereignDesk, openDesk, Nextcloud Hub und Open Source Collaboration zeigen, dass es konkrete Alternativen zu US-Lösungen gibt – basierend auf Open Source, europäischen Infrastrukturen und klaren Governance-Modellen.  

In Kombination mit souveränen Cloud-Angeboten entsteht eine zukunftsfähige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung: leistungsfähig, rechtskonform und unabhängig. Wer die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung nachhaltig gestalten will, sollte den Arbeitsplatz neu denken – als integralen Bestandteil einer umfassenden Souveränitätsstrategie.